Quels sont les frais déductibles en SASU ?

15.5.24

Quels sont les frais déductibles en SASU ?

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La Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) permet à sa présidente ou à son président de déduire de nombreuses charges. Mais pas n'importe comment ! Certaines pratiques pourraient vous mener tout droit au redressement fiscal. Pour déduire vos frais professionnels dans les règles de l'art, nous vous présentons en détail les différents frais déductibles en SASU et les principes qui régissent ces charges.

Frais professionnels : définition

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par un·e salarié·e au cours de son activité professionnelle et pour les besoins de celle-ci. Dans le cas d’une SASU, il peut également s’agir des dépenses réalisées par la ou le président·e.

Afin d’obtenir le remboursement des frais, le requérant établit une note de frais.

Trois conditions rendent un frais professionnel remboursable :

1️ - La dépense est nécessaire à l’activité professionnelle ;

2️ - Son montant est raisonnable et proportionné à certaines limites ;

3️ - La dépense est justifiée via une facture jointe à la note de frais.

Une fois remboursés par l’entreprise, les frais sont considérés comme des charges sur le plan comptable. La SASU peut déduire ces charges de son résultat imposable.

Les frais de déplacement

Ils relèvent de l’utilisation d’un véhicule privé ou d’un véhicule de fonction.

Les frais de déplacement pour un véhicule privé 🚙

Si vous utilisez votre propre véhicule en tant que président·e de SASU, vous avez le droit à une indemnité financière calculée au réel ou sur la base d’un forfait.

Cette indemnité concerne les dépenses liées :

Au carburant ;
À l’entretien ;
À l’assurance.

L’indemnité concerne les déplacements professionnels mais peut également s’appliquer au trajet domicile-lieu de travail.

⚠️ L’administration fiscale limite la déduction des frais sur le trajet domicile-lieu de travail à un maximum de 40 kilomètres (80 kilomètres aller-retour).

Les frais de déplacement pour un véhicule de fonction 🚗

Les frais de carburant, d’entretien et d’assurance d’un véhicule de fonction sont à la charge de la SASU. Ils font partie des frais déductibles. La part à déduire est à calculer suivant le barème kilométrique établi chaque année par l’État.

Voici le barème kilométrique pour un véhicule de cinq chevaux fiscaux :

Jusqu’à 5 000 km : distance x 0,603 € ;
Entre 5 001 et 20 000 km : distance x 0,339 € + 1 320 € ;
Au-delà de 20 000 km : distance x 0,405 €.

L’exemple concret 🔎

Si vous avez roulé 22 500 kilomètres avec votre véhicule de fonction, vous pourrez déduire des frais réels de 10 432,50 €.

Voici le calcul à effectuer : (5 000 x 0,603) + (15 000 x 0,339) + 1320 + (2 500 x 0,405) = 10 432,50 €.

Les frais de restauration

Il y a deux types de frais de restauration : les repas quotidiens pris dans l’entreprise et les repas professionnels.

Les frais des repas quotidiens 🍽️

Pour que les dépenses occasionnées par ces repas soient considérées comme des frais professionnels, le ou la président·e de la SASU doit :

Prouver son incapacité à se rendre à son domicile pour se restaurer (contrainte liée aux horaires, éloignement…) ;
Joindre un justificatif à la note de frais.

La dépense déductible correspond alors à la différence entre les frais de repas et le forfait correspondant à l’avantage en nature, fixé à 5,20 € pour un repas par jour pour 2023. Le forfait pour deux repas par jour s’élève à 10,40 € journaliers.

Attention : la valeur d’un repas que vous avez vous-même préparé n’est pas déductible ! ⚠️

L’exemple concret 🔎

Pour 200 repas d’une valeur de 11 € pris sur l’année, vous pourrez déduire des frais réels de 1 160 €.

Voici le calcul à effectuer : (200 x 11) - (200 x 5,20) = 1 160 €.

Les frais pour les repas professionnels

Ils correspondent à l’invitation d’un·e client·e ou à des repas pris lors de déplacements professionnels ou d’une formation.

Ces frais sont entièrement déductibles à condition que vous puissiez :

Produire les notes de frais correspondantes ;
Joindre les justificatifs ;
Montrer dans quelle mesure ils sont nécessaires à l’activité professionnelle.

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Les frais d’une SASU domiciliée chez le ou la président·e

Si la SASU est établie à votre domicile, une partie des dépenses courantes peut être déclarée en frais professionnels.

Il peut s’agir :

Du loyer ;
Des frais d’eau, d’électricité ou de gaz ;
Des forfaits téléphoniques ou Internet ;
Des primes d’assurance ;
De la taxe d’habitation.

Pour estimer ces frais professionnels et ne pas les confondre avec les dépenses personnelles, l’administration fiscale considère un prorata relatif à la superficie effectivement occupée par la SASU.

Autres frais professionnels déductibles en SASU

Toutes les dépenses permettant à la SASU de répondre à ses engagements peuvent également être déduites. Il peut s’agir de l’achat de matériel, d'emprunts, de cadeaux faits à des client·e·s ou encore de dépenses liées à des formations.

Modalités de déduction des frais

Il existe deux manières de rembourser les dépenses professionnelles engagées par le président ou la présidente de la SASU :

Au réel ;
Sur la base d’un forfait, comme pour les dépenses liées aux déplacements professionnels.

🧾Chaque dépense doit obligatoirement faire l’objet d’une note de frais accompagnée de pièces justificatives probantes. Dans le cas contraire, l’URSSAF est susceptible de faire un contrôle fiscal pour procéder au redressement de la SASU.