Pour être conforme, elle doit respecter certaines obligations concernant sa forme. Voici les règles à connaître :

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1- Langue et exemplaires de la facture

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La facture doit être rédigée en langue française. De plus, elle doit être établie en deux exemplaires, dont l'original est destiné au client.

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2- Factures dans une monnaie et langue étrangères

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Dans certains cas, une entreprise établie en France peut facturer dans une monnaie étrangère. Toutefois, cela est soumis à certaines conditions. La devise étrangère utilisée doit être reconnue internationalement et convertible en euros. De plus, si la facture est rédigée dans une langue étrangère, l'administration peut exiger une traduction certifiée par un traducteur assermenté pour vérification.

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3- Mentions obligatoires sur la facture

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La facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment :

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• La date de la facture : Il est important de mentionner la date à laquelle la facture est émise.

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• Le numéro de la facture : Chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans "trou" dans la numérotation.

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• La date de la vente ou de la prestation de service : Il s'agit de la date à laquelle la livraison des biens ou la prestation de service a été effectuée ou achevée.

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• L'identité du vendeur ou du prestataire de services : 

• la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
• l'adresse du siège social et l'adresse de facturation (si différente)
• le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).

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• L'identité de l'acheteur ou du client : 

• la dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
• l'adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
• l'adresse de livraison
• l'adresse de facturation si différente.

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• Le numéro du bon de commande : Si un bon de commande a été préalablement émis par l'acheteur, son numéro doit figurer sur la facture.

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• Le numéro d'identification à la TVA : Si le vendeur et le client professionnel sont redevables de la TVA, leur numéro d'identification à la TVA doit être indiqué sur la facture. Notez que ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.

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• La désignation et le décompte des produits et services rendus : La facture doit mentionner la nature, la marque et la référence des produits, ainsi que les matériaux fournis et la main-d'œuvre pour les prestations. Il est également nécessaire d'indiquer la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais.

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• Le prix catalogue : Il s'agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou du taux horaire hors TVA des services fournis.

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• Le taux de TVA légalement applicable : Si différents taux de TVA s'appliquent, ils doivent être clairement indiqués.

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• L'éventuelle réduction de prix : Les rabais, ristournes et remises à la date de vente ou de prestation de service doivent être mentionnés, à l'exclusion des opérations d'escompte non prévues sur la facture.

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• La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) : La facture doit obligatoirement afficher les montants hors taxe et toutes taxes comprises.

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• L'adresse de facturation : Si l'adresse de facturation diffère de celle du siège social de l'entreprise, elle doit être indiquée sur la facture.

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• Les informations sur le paiement : 

• la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
• les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
• les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement.

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• L'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens : Depuis le 1er juillet 2021, les factures doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour certaines catégories de biens, conformément au décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Notez que cette obligation ne s'applique pas aux biens vendus dans le cadre d'un contrat conclu à distance ou hors établissement.

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4- Mentions particulières sur la facture

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En fonction de certaines situations particulières, d'autres mentions doivent être inscrites sur la facture :

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• Membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée : Si le vendeur ou le prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, la mention suivante doit être ajoutée : "Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté."

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• Régime de franchise de TVA : Si le vendeur est soumis au régime de franchise de TVA, la mention suivante doit figurer sur la facture : "TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts."

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• Autoliquidation de la TVA : Si le sous-traitant ne déclare plus la TVA et que c'est l'entreprise principale qui la déclare, la mention "Auto-liquidation de la TVA" doit être ajoutée, précisant qu'il s'agit d'un "montant hors taxe."

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• Assurance professionnelle obligatoire : Les artisans ou micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire doivent indiquer sur la facture l'assurance souscrite au titre de leur activité.

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5- Factures électroniques

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La facture peut être émise sous forme électronique, à condition que l'acheteur donne son consentement formel. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée doit être identique à celui d'une facture papier et comporter les mêmes mentions obligatoires.

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Depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre des marchés publics, l'utilisation de la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises. Pour plus d'informations sur la facturation électronique dans le contexte des marchés publics, vous pouvez consulter l'article intitulé "Marchés publics : la facturation électronique, comment ça fonctionne ?"

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En outre, l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Le déploiement sera progressif entre 2024 et 2026. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à l'article intitulé "Vers un élargissement de la facturation électronique entre les entreprises."

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6- Pénalités pour les infractions aux règles de facturation

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Les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation s'exposent à des amendes :

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• Amende fiscale : Une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte peut être infligée. Toutefois, le montant total de l'amende ne peut pas dépasser le quart du montant de la facture.

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• Amende administrative : Une amende de 75 000 € peut être imposée à une personne physique et une amende de 375 000 € à une personne morale pour non-respect des règles de facturation. Cette amende peut être doublée en cas de récidive dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

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7- Délais de conservation des factures

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Les factures doivent être conservées pendant une période de dix ans en tant que pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

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En conclusion, la facture est un document important qui doit respecter un certain nombre d'obligations en termes de forme. Les mentions obligatoires comprennent des informations sur l'entreprise, le client, les produits ou services fournis, les prix, les taxes, les conditions de paiement, ainsi que d'autres informations spécifiques selon les situations particulières. Les entreprises doivent également être conscientes des règles relatives à la facturation électronique et des pénalités encourues en cas de non-respect des règles de facturation. En conservant les factures pendant une période de dix ans, les entreprises se conformeront aux exigences légales en matière de conservation des documents comptables.

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